Para uma eficaz adequação à nova LGPD, desde o momento que antecede a formalização da contratação (envio de currículos e entrevistas), bem como na própria admissão, ao processar dados, todo contratante deve fazer as seguintes considerações:

Qual o propósito e por que devo coletar esses dados? Existe uma base e limitações legais? Preciso do consentimento do titular? Posso compartilhar essas informações e quando devo descartá-las?

Primeiro, cumpre esclarecer que em uma relação empregatícia dados pessoais podem ser colhidos sem o expresso consentimento do titular pois deriva de obrigação legal e é necessária para execução do contrato. Isso quer dizer que não pode haver por parte do empregado a “revogação de consentimento”, requisitando a exclusão de dados.

No curso ou no término dos contratos, a manutenção de dados foi objeto de autorização expressa do legislador, nas seguintes situações:

• Exercício regular de direito em processo judicial (utilização de dados em eventual reclamação trabalhista, por exemplo); e
• Para proteção da vida e incolumidade física do próprio titular (em casos de acidente e encaminhamento ao hospital, por exemplo).

Em caso de rescisão contratual, os dados poderão ser mantidos pelo empregador com a fundamentação de que estes podem servir para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

Esta medida é relevante porque, em caso de judicialização do conflito, é necessária a apresentação de provas, sendo razoável manter os dados sob controle do responsável pelo tratamento até o fim do prazo de prescrição. Porém, quando sua finalidade é alcançada ou quando não são mais necessários, os dados pessoais devem ser eliminados imediatamente.